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12. Raccolta preferenze delle docenti e dei docenti
Le preferenze delle docenti e dei docenti migliorano sensibilmente la qualità dell'orario e il suo gradimento. Invece di raccoglierle su carta o via email e inserirle a mano, potete lanciare una campagna: il sistema invia a ogni docente un link personale per compilare da sola o da solo le proprie preferenze.
Voce di menu: Configuration → Preferences Campaign.
Questa fase è facoltativa: potete generare un orario anche senza preferenze. Ma è fortemente consigliata, perché è ciò che trasforma un orario semplicemente "valido" in un orario "buono" per le persone.
Come funziona una campagna
Il ciclo di vita di una campagna è lineare:
Create → Invitate le docenti ed i docenti → Inviate le email → [Le docenti ed i docenti rispondono] → Monitorate le risposte
- Create una campagna per l'anno scolastico, dandole un nome.
- Invitate le docenti ed i docenti scegliendole/l'i dall'elenco.
- Inviate le email: ogni docente riceve un link personale.
- Le docenti ed i docenti compilano il modulo online.
- Voi monitorate chi ha risposto e chi no.
Passo 1 — Creare la campagna
- Aprite Preferences Campaign dal menu.
- Create una nuova campagna: scegliete l'anno scolastico di riferimento e assegnate
un nome riconoscibile (es.
Preferenze 2025/2026).
Passo 2 — Invitare le docenti ed i docenti
Selezionate, dall'elenco delle docenti e dei docenti inseriti in Docenti, quelle e quelli che volete includere nella campagna. Potete invitarle/invitarli tutte e tutti o solo una parte (per esempio solo le nuove docenti ed i nuovi docenti, se le altre/gli altri hanno già fornito le preferenze).
Requisito. Ogni docente invitata o invitato deve avere un indirizzo email valido nella sua scheda: è lì che verrà recapitato il link.
Passo 3 — Inviare le email
Con il comando di invio, il sistema spedisce a ciascuna docente invitata ed a ciascun docente invitato un'email con un link personale e univoco. Il link porta a un modulo online dedicato, senza bisogno di username o password: il collegamento stesso identifica la docente ed il docente.
Privacy e sicurezza del link. Il link è personale e va usato una sola volta. Invitate le docenti ed i docenti a non condividerlo: chi possiede il link può compilare le preferenze a nome loro.
Passo 4 — Cosa compila la docente ed il docente
La docente ed il docente apre il link e trova un modulo semplice in cui può indicare, tra l'altro:
- l'indirizzo di casa (per il calcolo degli spostamenti);
- il massimo di ore giornaliere che preferisce;
- il giorno libero desiderato;
- le preferenze sugli slot (per ogni giorno/ora: preferito, da evitare, non disponibile);
- l'ordine di gradimento delle sedi;
- le caratteristiche dell'orario (preferenza per il mattino, orario compatto);
- le indisponibilità assolute.
Sono le stesse informazioni che potreste inserire voi dalla scheda della docente e del docente (Docenti); qui però le fornisce direttamente l'interessata e l'interessato.
Passo 5 — Monitorare le risposte
Aprendo il dettaglio della campagna vedete, per ciascuna invitata e ciascun invitato, se ha già risposto oppure no. Usate questa vista per:
- sollecitare chi è in ritardo;
- decidere quando "chiudere" la raccolta e passare alla generazione.
Non serve aspettare il 100%. Potete generare l'orario anche se non tutte e tutti hanno risposto: per le docenti ed i docenti senza preferenze il sistema semplicemente non avrà obiettivi da rispettare, ma l'orario resterà comunque valido.
In ambiente di prova
Se il sistema è configurato in modalità di prova, le email potrebbero non essere spedite davvero ma solo registrate. In tal caso rivolgetevi a chi gestisce l'installazione per ottenere i link o per attivare l'invio reale.
Quando i dati sono pronti e (idealmente) le preferenze raccolte, siete pronte e pronti per il momento più atteso: generare l'orario.
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