2. Panoramica: dal dato all'orario finale

Prima di entrare nel dettaglio delle singole schermate, è utile avere in mente l'intero percorso. Questo capitolo è la mappa del processo: mostra i passaggi nell'ordine in cui li affronterai la prima volta e rimanda ai capitoli che li approfondiscono.

La sequenza completa

flowchart LR
    subgraph F1["<b>Fase 1: PREPARA I DATI</b><br/>(Configurazione)"]
        direction TB
        A1[Anno scolastico]
        A2[Scuole]
        A3[Aule / laboratori]
        A4[Orari / campanella]
        A5[Materie]
        A6[Classi + monte ore]
        A7[Docenti]
        A8[Distanze / viaggi]
    end
    subgraph F2["<b>Fase 2: RACCOGLI<br/>PREFERENZE</b>"]
        direction TB
        B1[Crea campagna]
        B2[Invita docenti]
        B3[Invia email]
        B4[Monitora risposte]
    end
    subgraph F3["<b>Fase 3: GENERA<br/>E SCEGLI</b>"]
        direction TB
        C1[Configura e avvia<br/>l'ottimizzatore]
        C2[Confronta versioni<br/>e punteggi]
        C3[Scegli la migliore]
    end
    subgraph F4["<b>Fase 4: RIFINISCI</b>"]
        direction TB
        D1[Personalizza a mano<br/>(se serve)]
        D2[Finalizza la<br/>versione scelta]
        D3[Esporta in foglio<br/>di calcolo]
    end
    F1 --> F2 --> F3 --> F4

Le quattro fasi corrispondono alle quattro parti operative di questo manuale.

Fase 1 — Prepara i dati (Configurazione)

È la fase più lunga, ma si fa una volta sola e negli anni successivi si aggiorna solo ciò che cambia. Inserisci, in quest'ordine consigliato:

Anno scolastico — crea l'anno di riferimento. Tutto il resto sarà legato ad esso.
Scuole — gli edifici dell'istituto, con indirizzo e posizione (serve per calcolare gli spostamenti).
Aule e laboratori — solo le stanze speciali (palestra, laboratori) se alcune materie le richiedono.
Orari e campanella — la griglia giorni × ore di ciascuna scuola.
Materie — l'elenco delle discipline.
Classi — le classi con il monte ore per materia e l'assegnazione dei docenti (chi insegna cosa a chi). È il cuore della configurazione.
Docenti — l'anagrafica, i limiti (ore massime giornaliere, giorno libero) ed eventuali indisponibilità.
Distanze e spostamenti — i tempi di viaggio tra i plessi (necessari solo se l'istituto ha più scuole).

Perché quest'ordine? Ogni passo si appoggia ai precedenti: non puoi assegnare un docente a una classe se la classe non esiste, né definire il monte ore se non hai le materie. Seguire l'ordine evita di tornare indietro.

Fase 2 — Raccogli le preferenze dei docenti

Questa fase è facoltativa ma fortemente consigliata: le preferenze migliorano molto la qualità dell'orario e il gradimento dei docenti.

Crei una campagna per l'anno scolastico.
Inviti i docenti e invii loro un'email con un link personale.
Ogni docente compila un modulo con i propri orari graditi, indisponibilità, sedi preferite, giorno libero, ecc.
Tu monitori chi ha risposto.

Vedi Raccolta preferenze dei docenti. In alternativa, puoi inserire le preferenze tu stesso dalla scheda del docente (Docenti).

Fase 3 — Genera e scegli

Quando i dati sono pronti:

Apri la pagina Generazione, scegli l'ambito (tutto l'istituto o un sottoinsieme), le impostazioni e avvii il motore.
Il sistema lavora e, al termine, restituisce una o più versioni di orario, ciascuna con un punteggio di qualità.
Impari a leggere quei punteggi in Comprendere i punteggi e confronti le versioni nella pagina di Revisione.

Fase 4 — Rifinisci, finalizza ed esporta

Se una versione è quasi perfetta ma ha qualche dettaglio da sistemare, la personalizzi a mano: la modifica crea una nuova bozza, senza toccare l'originale.
Quando sei soddisfatto, finalizzi la versione scelta (diventa l'orario ufficiale) dalla pagina di Revisione.
Infine esporti l'orario in Excel o OpenDocument per distribuirlo e stamparlo.

Un processo iterativo, non lineare

Nella realtà raramente si va dritti dall'inizio alla fine. È del tutto normale:

generare, guardare i punteggi, cambiare qualche impostazione e rigenerare;
accorgersi che manca un dato, tornare alla configurazione e correggere;
personalizzare una versione, valutarla e poi decidere.

Lo strumento è pensato proprio per questo ciclo: genera → valuta → correggi → rigenera. Non aver paura di creare più versioni: puoi sempre confrontarle ed eliminare quelle che non servono.

Il tuo primo orario: percorso minimo

Se vuoi arrivare rapidamente a un primo risultato, questo è il percorso essenziale:

Crea l'anno scolastico e almeno una scuola.
Definisci l'orario delle campanelle per quella scuola.
Inserisci le materie e almeno una classe con il suo monte ore.
Inserisci i docenti e assegnali alle classi/materie.
Vai su Generazione, lascia le impostazioni predefinite e avvia.
Apri la versione prodotta in Revisione e osservala.

Poi potrai raffinare aggiungendo preferenze, più classi e più plessi.

Nel prossimo capitolo vediamo come accedere allo strumento e come è organizzata l'interfaccia.

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