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12. Raccolta preferenze dei docenti
Le preferenze dei docenti migliorano sensibilmente la qualità dell'orario e il suo gradimento. Invece di raccoglierle su carta o via email e inserirle a mano, puoi lanciare una campagna: il sistema invia a ogni docente un link personale per compilare da solo le proprie preferenze.
Voce di menu: Configuration → Preferences Campaign.
Questa fase è facoltativa: puoi generare un orario anche senza preferenze. Ma è fortemente consigliata, perché è ciò che trasforma un orario semplicemente "valido" in un orario "buono" per le persone.
Come funziona una campagna
Il ciclo di vita di una campagna è lineare:
Crea → Invita i docenti → Invia le email → [I docenti rispondono] → Monitora le risposte
- Crea una campagna per l'anno scolastico, dandole un nome.
- Invita i docenti scegliendoli dall'elenco.
- Invia le email: ogni docente riceve un link personale.
- I docenti compilano il modulo online.
- Tu monitori chi ha risposto e chi no.
Passo 1 — Creare la campagna
- Apri Preferences Campaign dal menu.
- Crea una nuova campagna: scegli l'anno scolastico di riferimento e assegna
un nome riconoscibile (es.
Preferenze 2025/2026).
[Immagine: creazione di una campagna con anno e nome] — Didascalia: ogni campagna è legata a un anno scolastico.
Passo 2 — Invitare i docenti
Seleziona, dall'elenco dei docenti inseriti in Docenti, quelli che vuoi includere nella campagna. Puoi invitarli tutti o solo una parte (per esempio solo i nuovi docenti, se gli altri hanno già fornito le preferenze).
Requisito. Ogni docente invitato deve avere un indirizzo email valido nella sua scheda: è lì che verrà recapitato il link.
Passo 3 — Inviare le email
Con il comando di invio, il sistema spedisce a ciascun docente invitato un'email con un link personale e univoco. Il link porta a un modulo online dedicato, senza bisogno di username o password: il collegamento stesso identifica il docente.
Privacy e sicurezza del link. Il link è personale e va usato una sola volta. Invita i docenti a non condividerlo: chi possiede il link può compilare le preferenze a nome loro.
Passo 4 — Cosa compila il docente
Il docente apre il link e trova un modulo semplice in cui può indicare, tra l'altro:
- l'indirizzo di casa (per il calcolo degli spostamenti);
- il massimo di ore giornaliere che preferisce;
- il giorno libero desiderato;
- le preferenze sugli slot (per ogni giorno/ora: preferito, da evitare, non disponibile);
- l'ordine di gradimento delle sedi;
- le caratteristiche dell'orario (preferenza per il mattino, orario compatto);
- le indisponibilità assolute.
Sono le stesse informazioni che potresti inserire tu dalla scheda del docente (Docenti); qui però le fornisce direttamente l'interessato.
[Immagine: il modulo online compilato dal docente] — Didascalia: il modulo è pensato per essere compilato in autonomia, anche da smartphone.
Passo 5 — Monitorare le risposte
Aprendo il dettaglio della campagna vedi, per ciascun invitato, se ha già risposto oppure no. Usa questa vista per:
- sollecitare chi è in ritardo;
- decidere quando "chiudere" la raccolta e passare alla generazione.
Non serve aspettare il 100%. Puoi generare l'orario anche se non tutti hanno risposto: per i docenti senza preferenze il sistema semplicemente non avrà obiettivi da rispettare, ma l'orario resterà comunque valido.
In ambiente di prova
Se il sistema è configurato in modalità di prova, le email potrebbero non essere spedite davvero ma solo registrate. In tal caso rivolgiti a chi gestisce l'installazione per ottenere i link o per attivare l'invio reale.
Quando i dati sono pronti e (idealmente) le preferenze raccolte, sei pronto per il momento più atteso: generare l'orario.
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