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2. Panoramica: dal dato all'orario finale
Prima di entrare nel dettaglio delle singole schermate, è utile avere in mente l'intero percorso. Questo capitolo è la mappa del processo: mostra i passaggi nell'ordine in cui li affronterai la prima volta e rimanda ai capitoli che li approfondiscono.
La sequenza completa
PREPARA I DATI RACCOGLI GENERA E SCEGLI RIFINISCI
(Configurazione) PREFERENZE
┌───────────────────┐ ┌───────────────┐ ┌────────────────────┐ ┌───────────────────┐
│ Anno scolastico │ │ Crea campagna │ │ Configura e avvia │ │ Personalizza a │
│ Scuole │──▶│ Invita docenti│──▶│ l'ottimizzatore │──▶│ mano (se serve) │
│ Aule/laboratori │ │ Invia email │ │ │ │ │
│ Orari/campanella │ │ Monitora le │ │ Confronta le │ │ Finalizza la │
│ Materie │ │ risposte │ │ versioni e i │ │ versione scelta │
│ Classi + monte ore│ │ │ │ punteggi │ │ │
│ Docenti │ │ │ │ │ │ Esporta in foglio │
│ Distanze/viaggi │ │ │ │ Scegli la migliore │ │ di calcolo │
└───────────────────┘ └───────────────┘ └────────────────────┘ └───────────────────┘
Le quattro fasi corrispondono alle quattro parti operative di questo manuale.
Fase 1 — Prepara i dati (Configurazione)
È la fase più lunga, ma si fa una volta sola e negli anni successivi si aggiorna solo ciò che cambia. Inserisci, in quest'ordine consigliato:
- Anno scolastico — crea l'anno di riferimento. Tutto il resto sarà legato ad esso.
- Scuole — gli edifici dell'istituto, con indirizzo e posizione (serve per calcolare gli spostamenti).
- Aule e laboratori — solo le stanze speciali (palestra, laboratori) se alcune materie le richiedono.
- Orari e campanella — la griglia giorni × ore di ciascuna scuola.
- Materie — l'elenco delle discipline.
- Classi — le classi con il monte ore per materia e l'assegnazione dei docenti (chi insegna cosa a chi). È il cuore della configurazione.
- Docenti — l'anagrafica, i limiti (ore massime giornaliere, giorno libero) ed eventuali indisponibilità.
- Distanze e spostamenti — i tempi di viaggio tra i plessi (necessari solo se l'istituto ha più scuole).
Perché quest'ordine? Ogni passo si appoggia ai precedenti: non puoi assegnare un docente a una classe se la classe non esiste, né definire il monte ore se non hai le materie. Seguire l'ordine evita di tornare indietro.
Fase 2 — Raccogli le preferenze dei docenti
Questa fase è facoltativa ma fortemente consigliata: le preferenze migliorano molto la qualità dell'orario e il gradimento dei docenti.
- Crei una campagna per l'anno scolastico.
- Inviti i docenti e invii loro un'email con un link personale.
- Ogni docente compila un modulo con i propri orari graditi, indisponibilità, sedi preferite, giorno libero, ecc.
- Tu monitori chi ha risposto.
Vedi Raccolta preferenze dei docenti. In alternativa, puoi inserire le preferenze tu stesso dalla scheda del docente (Docenti).
Fase 3 — Genera e scegli
Quando i dati sono pronti:
- Apri la pagina Generazione, scegli l'ambito (tutto l'istituto o un sottoinsieme), le impostazioni e avvii il motore.
- Il sistema lavora e, al termine, restituisce una o più versioni di orario, ciascuna con un punteggio di qualità.
- Impari a leggere quei punteggi in Comprendere i punteggi e confronti le versioni nella pagina di Revisione.
Fase 4 — Rifinisci, finalizza ed esporta
- Se una versione è quasi perfetta ma ha qualche dettaglio da sistemare, la personalizzi a mano: la modifica crea una nuova bozza, senza toccare l'originale.
- Quando sei soddisfatto, finalizzi la versione scelta (diventa l'orario ufficiale) dalla pagina di Revisione.
- Infine esporti l'orario in Excel o OpenDocument per distribuirlo e stamparlo.
Un processo iterativo, non lineare
Nella realtà raramente si va dritti dall'inizio alla fine. È del tutto normale:
- generare, guardare i punteggi, cambiare qualche impostazione e rigenerare;
- accorgersi che manca un dato, tornare alla configurazione e correggere;
- personalizzare una versione, valutarla e poi decidere.
Lo strumento è pensato proprio per questo ciclo: genera → valuta → correggi → rigenera. Non aver paura di creare più versioni: puoi sempre confrontarle ed eliminare quelle che non servono.
Il tuo primo orario: percorso minimo
Se vuoi arrivare rapidamente a un primo risultato, questo è il percorso essenziale:
- Crea l'anno scolastico e almeno una scuola.
- Definisci l'orario delle campanelle per quella scuola.
- Inserisci le materie e almeno una classe con il suo monte ore.
- Inserisci i docenti e assegnali alle classi/materie.
- Vai su Generazione, lascia le impostazioni predefinite e avvia.
- Apri la versione prodotta in Revisione e osservala.
Poi potrai raffinare aggiungendo preferenze, più classi e più plessi.
Nel prossimo capitolo vediamo come accedere allo strumento e come è organizzata l'interfaccia.
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