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2. Panoramica: dal dato all'orario finale
Prima di entrare nel dettaglio delle singole schermate, è utile avere in mente l'intero percorso. Questo capitolo è la mappa del processo: mostra i passaggi nell'ordine in cui li affronterai la prima volta e rimanda ai capitoli che li approfondiscono.
La sequenza completa
flowchart LR
subgraph F1["<b>Fase 1: PREPARA I DATI</b><br/>(Configurazione)"]
direction TB
A1[Anno scolastico]
A2[Scuole]
A3[Aule / laboratori]
A4[Orari / campanella]
A5[Materie]
A6[Classi + monte ore]
A7[Docenti]
A8[Distanze / viaggi]
end
subgraph F2["<b>Fase 2: RACCOGLI<br/>PREFERENZE</b>"]
direction TB
B1[Create campagna]
B2[Invitate docenti]
B3[Inviate email]
B4[Monitorate risposte]
end
subgraph F3["<b>Fase 3: GENERA<br/>E SCEGLI</b>"]
direction TB
C1[Configura e avvia<br/>l'ottimizzatore]
C2[Confronta versioni<br/>e punteggi]
C3[Scegliete la migliore]
end
subgraph F4["<b>Fase 4: RIFINISCI</b>"]
direction TB
D1[Personalizza a mano<br/>(se serve)]
D2[Finalizza la<br/>versione scelta]
D3[Esporta in foglio<br/>di calcolo]
end
F1 --> F2 --> F3 --> F4
Le quattro fasi corrispondono alle quattro parti operative di questo manuale.
Fase 1 — Prepara i dati (Configurazione)
È la fase più lunga, ma si fa una volta sola e negli anni successivi si aggiorna solo ciò che cambia. Inserite, in quest'ordine consigliato:
- Anno scolastico — create l'anno di riferimento. Tutto il resto sarà legato ad esso.
- Scuole — gli edifici dell'istituto, con indirizzo e posizione (serve per calcolare gli spostamenti).
- Aule e laboratori — solo le stanze speciali (palestra, laboratori) se alcune materie le richiedono.
- Orari e campanella — la griglia giorni × ore di ciascuna scuola.
- Materie — l'elenco delle discipline.
- Classi — le classi con il monte ore per materia e l'assegnazione delle docenti e dei docenti (chi insegna cosa a chi). È il cuore della configurazione.
- Docenti — l'anagrafica, i limiti (ore massime giornaliere, giorno libero) ed eventuali indisponibilità.
- Distanze e spostamenti — i tempi di viaggio tra i plessi (necessari solo se l'istituto ha più scuole).
Perché quest'ordine? Ogni passo si appoggia ai precedenti: non potete assegnare una docente ed un docente a una classe se la classe non esiste, né definire il monte ore se non avete le materie. Seguire l'ordine evita di tornare indietro.
Fase 2 — Raccogli le preferenze delle docenti e dei docenti
Questa fase è facoltativa ma fortemente consigliata: le preferenze migliorano molto la qualità dell'orario e il gradimento delle docenti e dei docenti.
- Create una campagna per l'anno scolastico.
- Invitate le docenti ed i docenti e inviate loro un'email con un link personale.
- Ogni docente compila un modulo con i propri orari graditi, indisponibilità, sedi preferite, giorno libero, ecc.
- Voi monitorate chi ha risposto.
Vedete Raccolta preferenze delle docenti e dei docenti. In alternativa, potete inserire le preferenze voi stessi dalla scheda della docente e del docente (Docenti).
Fase 3 — Generate e scegliete
Quando i dati sono pronti:
- Aprite la pagina Generazione, scegliete l'ambito (tutto l'istituto o un sottoinsieme), le impostazioni e avviate il motore.
- Il sistema lavora e, al termine, restituisce una o più versioni di orario, ciascuna con un punteggio di qualità.
- Imparate a leggere quei punteggi in Comprendere i punteggi e confrontate le versioni nella pagina di Revisione.
Fase 4 — Rifinite, finalizzate ed esportate
- Se una versione è quasi perfetta ma ha qualche dettaglio da sistemare, la personalizzate a mano: la modifica crea una nuova bozza, senza toccare l'originale.
- Quando siete soddisfatte e soddisfatti, finalizzate la versione scelta (diventa l'orario ufficiale) dalla pagina di Revisione.
- Infine esportate l'orario in Excel o OpenDocument per distribuirlo e stamparlo.
Un processo iterativo, non lineare
Nella realtà raramente si va dritti dall'inizio alla fine. È del tutto normale:
- generare, guardare i punteggi, cambiare qualche impostazione e rigenerare;
- accorgersi che manca un dato, tornare alla configurazione e correggere;
- personalizzare una versione, valutarla e poi decidere.
Lo strumento è pensato proprio per questo ciclo: generate → valutate → correggete → rigenerate. Non abbiate paura di creare più versioni: potete sempre confrontarle ed eliminare quelle che non servono.
Il vostro primo orario: percorso minimo
Se volete arrivare rapidamente a un primo risultato, questo è il percorso essenziale:
- Create l'anno scolastico e almeno una scuola.
- Definite l'orario delle campanelle per quella scuola.
- Inserite le materie e almeno una classe con il suo monte ore.
- Inserite le docenti ed i docenti e assegnali alle classi/materie.
- Andate su Generazione, lasciate le impostazioni predefinite e avviate.
- Aprite la versione prodotta in Revisione e osservatela.
Poi potrete raffinare aggiungendo preferenze, più classi e più plessi.
Nel prossimo capitolo vediamo come accedere allo strumento e come è organizzata l'interfaccia.
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